企業電子化的三大主要範疇
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隨著網上資訊及通訊方式日新月異，營商環境急速轉變，為企業帶來不少有助提升生產力的重要商機。相信大部分經營中小企的朋友都會認識由政府推出的各項促進企業生產力的資助計劃，包括創新及科技基金、中小企業支援與諮詢中心（SUCCESS）和其他工業貿易署資助計劃等。
不過，要利用電子科技推動企業長遠有效運作，並非一時三刻的事。身為老闆的您，究竟該從哪裡入手？
我們綜合了以下三個企業電子化的主要範疇，它們不但能有效節省時間及金錢成本，亦有助企業為持續發展打好基礎。
會計程序電子化
會計部是其中一個最先開始電子化的部門，但相關的軟件不斷更新。妥善的財務管理有助企業規劃未來，同時確保企業能夠通過核數審查及符合相關法例，對中小企來說尤其重要。
Xero 是坊間發展最成熟的工具之一，軟件功能持續開發更新，讓您輕鬆查閱財務紀錄及使用其他功能，包括查看實時銀行帳目及存貨情況。
其他推薦軟件包括 Financio 和 Freshbooks，分別適用於不同行業及類型的企業。
預計每週可節省時間：一般會計工作需要每週 20 小時以上，如使用電子化會計工具輔助，可助您節省多達一半時間。
| 工作程序 | 可節省時間 | 預計節省開支 |
|
每週 10 小時 | 每年 HK$47,710 |
發票及付款程序電子化
現今的發票程序與 20 年前分別很大：從前的收款及付款程序相對緩慢，牽涉許多複雜流程，如人手存入現金、支票兌現時間稍長等。
由即日起，您只需提供有效的銀行戶口，即可在數天內，甚至即時收款。香港是亞洲區首批推出電子發票的地區，港府亦積極研究各項新措施，加速付款週期。
此外，市面上的新產品如信用卡服務平台 CardUp for Business 亦為商界帶來更多可能性。企業現可透過全新方式：
- 利用信用卡支付暫未支援信用卡付款的帳項，包括薪金、租金及供應商費用等
- 利用信用卡付款而收款者無須為 CardUp 的登記用戶，令付款程序快捷方便
- 一次過處理多筆款項
- 設置定期付款指示
- 於綜合頁面查看過去及即將支付的款項
預計每週可節省時間：以上程序對小型企業來說相當耗時，此工具可助您將相關工作時間由大約 20 小時縮減至 8 小時。
| 工作程序 | 可節省時間 | 預計節省開支 |
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每週 12 小時 |
每年 HK$ 57,935 |
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每週 4 小時 |
每年 HK$ 20,445 |
支薪/人力資源程序電子化
支薪/人力資源程序電子化是一個相對嶄新的範疇，現正急速發展。這個轉變將能為企業帶來一系列好處，包括加快並優化新員工的入職體驗，以及更有效管理假期申請程序、員工福利及員工訓練。
新式的人力資源及支薪軟件更可根據最新的勞工法例，自動更新相關設定，減省人手計算或修改薪金的程序；亦可與會計軟件或外部銀行平台合併使用，為人力資源部門節省更多時間。
如將這些功能轉移至 Talenox 等雲端系統，亦有助招納及留住人才，因一般年輕員工均期望可以簡單方式，了解有關個人薪金和福利的各項選擇，並適時作出調整。
預計每週可節省時間：每週 6 小時，在招聘及支薪高峰期可節省更多時間
| 工作程序 | 可節省時間 | 預計節省開支 |
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每週 6 小時 |
每年 HK$ 77,885 |
節省的總時間及開支
| 可節省的總時間 | 預計節省開支 |
| 每年約 1,352 小時 |
每年約 HK$203,980 (每兩名員工：會計助理及人力資源經理)
每年 HK$611,950 以上 |
無論您的業務屬於哪個行業，善用這些電子工具和政府資助計劃均能助您在業界一馬當先。隨著新加坡進入電子化時代，在以上三個範疇使用電子工具將有助企業節省時間和金錢成本，接觸更多新客戶，同時提升服務質素，加速業務增長。
